公司報帳需要哪些憑證？發票、收據與會計憑證整理指南

公司報帳憑證快速整理表

下表是一般原則，實際能否列為費用或扣抵進項稅額，仍須同時檢查交易內容、營業用途及憑證記載。

什麼是會計憑證？不只是統一發票

依商業會計規定，會計憑證可分為原始憑證與記帳憑證。

• 原始憑證：證明交易或會計事項確實發生的資料，例如統一發票、收據、合約、薪資表及內部核准單據。
• 記帳憑證：根據原始憑證編製、作為登帳依據的收入傳票、支出傳票或轉帳傳票。

原始憑證依來源又可分為：

1. 外來憑證：公司向外部交易對象取得的憑證，例如供應商開立的發票或收據。
2. 對外憑證：公司交付給外部交易對象的憑證，例如公司開給客戶的統一發票。
3. 內部憑證：公司內部自行製作保存的資料，例如薪資表、費用報支單或盤點紀錄。

因此，「沒有統一發票」不一定代表完全不能入帳；但也不能只憑負責人說明或一張付款截圖，就認定所有支出都符合稅法。應取得什麼文件，要視交易對象及支出性質判斷。

收到發票或收據時，先檢查哪些資料？

公司收到憑證後，建議立即檢查以下項目，不要等到兩個月後申報營業稅時才發現資料錯誤：

• 賣方名稱及統一編號是否正確。
• 買受人是否為實際購買商品或勞務的公司。
• 公司名稱或統一編號是否填寫正確。
• 交易日期是否符合實際發生時間。
• 品名是否足以辨認交易內容，避免只寫「一批」或過度籠統的名稱。
• 數量、單價、銷售額、稅額及總計是否正確。
• 發票是否重複、作廢或已辦理退貨折讓。
• 支出是否確實供公司本業或附屬業務使用。

若發票上的統一編號錯誤、漏開或買受人不符，應儘快聯絡開立人更正或重新開立。不要自行塗改發票，也不要將其他公司或個人的發票混入公司帳務。

統一發票、普通收據與付款證明有什麼不同？

一、統一發票

向依法使用統一發票的營業人購買商品或勞務，原則上應取得其開立的統一發票。發票除證明交易內容外，符合規定時，也可能作為申報進項稅額的憑證。

但發票上印有公司統一編號，並不代表一定可以扣抵營業稅。仍須確認該支出與業務有關、憑證合法完整，且不屬法定不得扣抵項目。

二、免用統一發票普通收據

部分小規模營業人經稅捐機關核准免用統一發票，交易時會開立普通收據。這類收據在記載完整、交易真實且與業務有關時，可以作為費用憑證。

不過，普通收據通常沒有另外列示可扣抵的營業稅額，因此「可以列為費用」與「可以扣抵進項稅額」是兩件不同的事。

三、信用卡簽單與匯款紀錄

信用卡簽單、銀行轉帳明細及行動支付通知，主要只能證明款項曾經支付，不能完整證明買了什麼、交易對象是否依法開立憑證，以及支出是否與公司業務有關。

因此，這些付款資料只能作為輔助證明，與發票、收據、訂單、合約或交易明細一起保存，不宜單獨交給事務所報帳。

可以列為公司費用，不代表進項稅額一定可以扣抵

公司報帳時，至少要分成兩個層次判斷：

1. 營利事業所得稅：這筆支出是否為經營業務所必要，能否列為成本或費用。
2. 營業稅：憑證上的進項稅額，是否符合扣抵銷項稅額的規定。

例如交際應酬支出即使與業務有關，可能仍須依所得稅規定及限額列報；其進項稅額則屬營業稅法規定的不得扣抵項目。關於交際性支出與一般廣告推廣支出的區分，可參考交際費與廣告費如何區分。

依營業稅規定，下列常見進項稅額不得扣抵銷項稅額：

• 沒有依規定取得並保存合法憑證。
• 購買非供本業或附屬業務使用的貨物或勞務。
• 交際應酬使用的貨物或勞務。
• 酬勞員工個人使用的貨物或勞務。
• 購買自用乘人小汽車。

完整的營業稅計算及進銷項觀念，可再參考營業稅怎麼算？進項、銷項與申報方式。

電子發票要怎麼交給會計事務所？

電子發票不是一定要印成紙本才有效。買受人為營業人時，開立人依規定將電子發票資料傳輸至電子發票平台，並完成買受人接收程序後，即視為已交付及取得電子發票。

公司在購買商品或服務時，仍應注意：

• 結帳時正確填入公司統一編號。
• 確認發票確實開給公司，而不是存入負責人個人載具卻沒有公司統編。
• 保留可以辨認發票號碼、日期、賣方、品名及金額的電子資料。
• 若事務所有指定電子發票匯入或整理方式，應依每月固定流程提供。
• 只有「付款成功」或「訂單成立」的電子郵件，不等於已取得正式電子發票。

準備導入電子發票或不清楚電子發票申請方式，可參考電子發票是什麼？申請與使用重點。

國外採購、進口與跨境交易要保存哪些文件？

國際貿易或國外採購，通常不會只有一張台灣統一發票。依交易類型不同，可能需要保存：

• 國外供應商開立的商業發票或 Invoice。
• 合約、訂單、報價單及往來郵件。
• 進口報單、裝箱單及運送文件。
• 海關代徵營業稅繳納證。
• 銀行匯款、信用卡或其他付款證明。
• 貨物實際進口、驗收或銷售的相關資料。

跨境交易還會涉及進口營業稅、零稅率、外幣換算及報關資料的勾稽，詳細內容請參考國際貿易業如何申報營業稅？進出口與報關憑證整理。

公司報帳最常見的錯誤

1. 只留信用卡簽單，沒有索取發票：只能證明付款，無法完整證明交易內容。
2. 發票漏打或打錯統一編號：等申報時才發現，往往已經不容易更正。
3. 個人消費與公司支出混在一起：即使發票打了統編，也不會因此自動變成公司費用。
4. 發票品名過度籠統：無法看出購買內容及與業務的關聯。
5. 收據沒有店家資料或簽章：只有一張手寫金額，憑證證明力不足。
6. 隔很久才把資料交給事務所：錯過更正、折讓或當期申報的處理時間。
7. 只傳照片後就丟掉原始憑證：除符合電子憑證或依法核准的保存方式外，原始憑證仍應妥善保存。
8. 同一張發票重複交件：紙本、照片與電子檔重複提供，容易造成重複入帳風險。

每月應如何整理發票與收據？

公司剛成立時，就應建立固定的憑證整理方式。可依下列流程處理：

1. 交易當下索取正確憑證：立即確認公司統一編號、日期與金額。
2. 註明支出用途：看不出用途的發票，可在憑證背面或報帳資料中註明使用人、客戶、專案及用途。
3. 區分憑證類型：將進貨、一般費用、固定資產、交際費、差旅費及國外交易資料分開。
4. 依日期順序整理：避免將不同月份或不同申報期的憑證混在一起。
5. 搭配付款資料：金額較大、國外交易或特殊支出，應附合約、匯款及驗收資料。
6. 固定時間交件：不要等到申報截止日前才一次補交大量零散憑證。
7. 自行保留備份：依公司內部需要建立掃描檔或電子資料，但避免重複交件。

尚未成立公司或行號者，也應在設立前規劃收款、開立發票及每月報帳方式，可先參考公司登記申請流程、文件與開公司注意事項。

公司報帳憑證常見問題

發票沒有打統一編號，還可以報帳嗎？

應先聯絡開立人確認能否更正。沒有公司統一編號的發票，通常不能直接作為進項稅額扣抵憑證；所得稅上能否列為費用，還須依交易真實性、業務關聯及其他證明文件判斷，不宜直接認定一定可以報帳。

發票有統一編號，就一定可以扣抵營業稅嗎？

不一定。若屬個人消費、非供業務使用、交際應酬、酬勞員工個人或其他法定不得扣抵項目，即使發票有公司統一編號，進項稅額仍可能不得扣抵。

普通收據可以報帳嗎？

若交易對象是經核准免用統一發票的小規模營業人，並取得資料完整的普通收據，交易又與公司業務有關，原則上可作為費用憑證。但普通收據通常沒有可供一般稅額營業人扣抵的進項稅額。

信用卡帳單可以代替發票嗎？

不可以。信用卡帳單主要證明款項支付，仍應取得發票、收據或其他符合該項支出規定的原始憑證。

電子發票一定要列印嗎？

不一定。重點是電子發票已正確開立給公司、資料可以查詢及保存，並能提供事務所完成帳務及營業稅申報。實際交件方式，依事務所與公司約定的流程辦理。

發票與會計憑證要保存多久？

除應永久保存或仍涉及未結會計事項者外，各項會計憑證應在年度決算程序辦理終了後，至少保存五年；會計帳簿及財務報表原則上至少保存十年。

參考資料

• 全國法規資料庫：商業會計法
• 財政部：加值型及非加值型營業稅法
• 財政部：統一發票使用辦法
• 財政部稅務入口網：會計憑證應記載事項
• 財政部稅務入口網：帳簿及會計憑證保存年限

公司剛成立，不確定發票與報帳流程怎麼安排？

報帳流程應在開始營業前就建立，而不是等到申報期限前才整理。若你正在籌備公司或行號，或目前的發票、收據及電子憑證經常混在一起，可先說明營業項目、交易方式及目前的憑證整理情況。