無論公司規模大小，只要已完成稅籍登記，就可以依實際需求選擇適合的方式開立電子發票。無論是B2G、B2B、B2C，也不論是否有實體店面，或只是一人公司，都可以使用電子發票。
申請電子發票前，應先確認主要客戶是公司、政府機關或一般消費者，每期預估開立多少張發票，是否需要POS設備、載具、會員系統或網路商店串接，再選擇適合的電子發票系統或加值服務中心。
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什麼是電子發票呢?
依據財政部電子發票實施作業要點，電子發票是營業人銷售貨物或勞務時，以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收的統一發票。
電子發票的基本流程如下：
- 營業人使用自行建置的電子發票系統，或委託加值服務中心提供開立系統。
- 透過電子發票系統開立發票，並將發票資訊傳輸至財政部電子發票整合服務平台存證。
- 買受人可以使用載具取得雲端發票，或在有紙本需求時取得電子發票證明聯。
使用載具且沒有列印電子發票證明聯的電子發票，才屬於真正無紙化的「雲端發票」。
電子發票名詞認識
- 財政部電子發票整合服務平台：一般常簡稱為「大平台」，用來接收、保存及查詢電子發票相關資料。
- 加值服務中心：經主管機關核准，提供電子發票開立、傳輸、交換、保存及其他加值服務的業者。
- 電子發票字軌號碼：電子發票使用的發票號碼。營業人必須先向所在地主管稽徵機關申請，核准後再依需要取號。
- 空白未使用字軌：每期取號後沒有使用完的發票號碼，仍須依規定傳輸至電子發票整合服務平台。
- 電子發票證明聯：由電子發票資料列印的紙本憑證，供有紙本作業需求的買受人作為原始憑證，或供符合領獎資格者兌獎。
- 雲端發票：使用財政部核准的載具索取，而且沒有列印電子發票證明聯的電子發票。
- 載具：用來記載或連結雲端發票資訊的號碼，例如會員載具、悠遊卡等。
- 共通性載具：可以在不同營業人處使用的載具，例如手機條碼及自然人憑證條碼。
- 歸戶：將不同載具連結至身分識別資訊或共通性載具，方便集中查詢、對獎及領獎。
電子發票申請流程
- 完成稅籍登記：經所在地主管稽徵機關核准稅籍登記後，即取得使用電子發票的資格。
- 確認身分認證方式：可以使用工商憑證、自然人憑證或其他經財政部核可的方式，依平台及電子發票系統規定完成身分認證。
- 選擇電子發票系統：可自行建置系統，或從財政部核准的加值服務中心名單中選擇適合的業者。
- 完成系統自行檢測：首次開立電子發票前，應依財政部提供的電子發票開立系統自行檢測表完成檢測並保留紀錄。
- 申請電子發票字軌：估計每期需要使用的發票數量，向所在地主管稽徵機關提出申請。
- 取號及配號：申請核准後，到電子發票整合服務平台依需要取號；有總分支機構者，再依核准方式進行配號。
- 開始開立電子發票：透過電子發票系統進行開立、更正、作廢、銷貨退回或折讓等作業。
- 傳輸發票資料：在規定期限內，將電子發票及相關異動資料傳輸至整合服務平台存證。
- 處理空白字軌：每期未使用完的字軌號碼，應依規定傳輸至整合服務平台。
- 提供申報資料：依帳務需求下載資料，取得相關電子發票資訊，以利記帳及營業稅申報。
選擇加值服務中心時，除了比較月租費及每張發票費用，也應確認是否支援B2B、B2C、載具、POS設備、網路商店或API串接、空白字軌上傳、折讓作廢、資料匯出及客服服務。
什麼是B2G、B2B、B2C呢?
- B2G：Business to Government，企業與政府機關之間的交易。
- B2B：Business to Business，企業與企業或其他營業人之間的交易。
- B2C：Business to Consumer，企業與一般消費者或其他非營業人之間的交易。
營業人應依實際買受人的身分開立電子發票。如果客戶同時包含公司、政府機關及一般消費者，選擇的電子發票系統就必須支援不同交易模式。
尤其需要開立B2C電子發票時，應確認系統能否處理手機條碼、會員載具、捐贈碼、電子發票證明聯及中獎通知等功能。
電子發票開立通知可以代替電子發票證明聯嗎?
必須依買受人身分及接收方式判斷。
- 一般消費者使用載具：發票會記錄在載具中，電子郵件或簡訊通知只是提醒，消費者可以透過載具查詢、對獎及領獎。
- 一般消費者未使用載具：若有紙本需求，營業人應提供電子發票證明聯。
- 買受人是營業人：可以透過整合服務平台、加值服務中心或自有電子發票系統接收完整電子發票資料，並從財政部大平台下載專屬格式PDF檔作為記帳及營業稅申報扣抵資料，不一定每張都要列印紙本。
單純只有「發票已開立」的通知信，如果沒有包含完整發票資料，也沒有可以查詢或接收發票的合法紀錄，不能直接代替完整的電子發票資料或印出的電子發票證明聯。
既然發票電子化，為什麼還有紙本電子發票？
電子發票是指發票的開立、傳輸及接收方式電子化，不代表每一種交易都必須完全沒有紙張。
如果消費者沒有使用載具、需要紙本憑證、需要持憑證領獎，或營業人有紙本作業需求，仍可能需要列印電子發票證明聯。使用載具且沒有列印證明聯時，才屬於雲端發票。
使用電子發票的話，可以補開當期漏開的發票嗎?
發現漏開發票時，應立即依實際交易日期、發現時間及發票使用狀況處理，但不能任意把電子發票日期倒填成較早日期。
電子發票系統會檢核發票號碼及日期使用順序，發票日期不能早於已經開立的發票日期。如果發生漏開，應立即通知會計人員、加值服務中心或所在地國稅局，依規定辦理補開、申報或報備。
電子發票也必須在規定期限內傳輸至整合服務平台。一般情況下，買受人為非營業人者，應自開立翌日起2日內傳輸；買受人為營業人者，應自開立翌日起7日內傳輸。
申請電子發票後還能用手開發票本嗎?
可以同時使用紙本統一發票，例如考量停電、設備故障或系統異常時的備援措施，事先向所在地國稅局及加值服務中心確認合法的備援流程、發票種類、開立方式及後續資料上傳作業。
什麼是電子發票的「年配」、「期配」?
電子發票字軌號碼原則上採「期配」，也就是按每一期配賦發票字軌號碼。符合特定條件並經主管稽徵機關核准者，才可以採「年配」，一次配賦該年度各期字軌號碼。
依現行電子發票實施作業要點，主管稽徵機關得核准採年配的情形包括：
- 原經主管稽徵機關核准自行印製收銀機統一發票。
- 無積欠已確定的營業稅、營利事業所得稅及相關罰鍰，且最近二年度營利事業所得稅委託會計師查核簽證，或經核准使用藍色申報書。
- 營業稅法第六條第四款所定的境外電商營業人。
- 以連鎖或加盟方式經營。
- 公用事業。
- 其他經主管稽徵機關審認得採年度配賦的情形。
符合上述情形之一，仍須經主管稽徵機關核准，不能由營業人自行決定採用年配。
電子發票不是訴求無紙化嗎?為什麼還需要印出進項發票給事務所報稅呢?
現在不一定要把所有進項電子發票列印成紙本。買受人為營業人時，透過財政部大平台下載專屬格式的電子發票證明聯PDF檔，就能提供給事務所匯入系統作為記帳及營業稅申報扣抵資料。
無透過大平台下載專屬電子發票證明聯PDF檔格式時，就要自行把收到電子發票證明聯印出為紙本提供給事務所。
不過，電子發票無紙化不代表其他交易憑證也可以省略。合約、訂單、付款證明、費用明細、報支單、紙本收據及其他非電子發票憑證，仍應依帳務及稅法規定保存。
總機構工商憑證附卡，可以授權做為分支機構主憑證使用嗎?
可以依電子發票整合服務平台的憑證授權機制，由總機構的主憑證授權工商憑證附卡，再依授權範圍執行相關電子發票作業。
但總機構與分支機構仍有不同統一編號，使用前應確認附卡授權、分支機構權限、字軌配號及電子發票系統設定均已完成，避免以錯誤統一編號開立或上傳發票。
總機構可以取號後配號供分支機構使用嗎?
可以。營業人的其他固定營業場所使用電子發票字軌號碼時，可以由總機構向所在地主管稽徵機關申請配賦。
經核准由總機構統一配賦後，總機構應依規定將總機構、分支機構的配號資料及空白未使用字軌號碼傳輸至整合服務平台，也可以委託加值服務中心辦理相關資訊傳輸。
消費者忘記攜帶載具時，電子發票可否事後補登？
不可以。發票是在交易行為發生時開立，消費者應在結帳及發票開立前提供載具。
有提供載具時，營業人開立雲端發票；沒有提供載具且買受人有紙本需求時，則開立電子發票證明聯。發票開立完成後，不能再把原本沒有使用載具的發票事後補登到手機條碼載具。
但會員載具事後「歸戶」與發票事後「補登載具」並不相同。如果消費時已使用店家會員載具，之後可以依店家及平台提供的方式，將會員載具歸戶至手機條碼；這不代表可以把一張原本未使用載具的紙本電子發票改成雲端發票。