公司開始營業後，「什麼時候要開發票」、「客戶有統編要開哪一種」、「收到訂金是不是就要先開」都是很常遇到的問題。開發票不只是把金額填進去而已，發票種類、買受人身分、課稅別及開立時間都可能影響營業稅申報。
這篇文章整理的是公司銷售端如何開立統一發票。如果你要找的是公司收到廠商發票後，哪些單據可以報帳、憑證如何整理，則可另外參考〈公司報帳發票、收據與會計憑證〉。
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公司開發票前，先分清楚發票種類
依財政部目前的統一發票分類，常見的統一發票包括三聯式、二聯式、特種統一發票、收銀機統一發票及電子發票。一般公司最常接觸的則是三聯式、二聯式與電子發票。
| 發票類型 | 主要使用情況 | 開立重點 |
|---|---|---|
| 三聯式統一發票 | 銷售給其他營業人 | 買受人為公司、行號等營業人時使用，應正確填寫買受人名稱及統一編號。 |
| 二聯式統一發票 | 銷售給非營業人 | 常見於銷售給一般消費者。若買受人是營業人，不應以二聯式取代三聯式。 |
| 電子發票 | B2B、B2C均可使用 | 透過電子方式開立、傳輸或接收，實際欄位及傳輸方式依電子發票系統設定。 |
| 特種統一發票 | 適用特種稅額計算的營業人 | 不是一般公司最常使用的發票種類。 |
| 收銀機統一發票 | 使用收銀機開立發票的營業人 | 目前實務上許多營業人已逐步改採電子發票。 |
如果公司目前仍使用紙本手開發票，客戶是公司或行號時，最重要的是先確認買受人名稱與統一編號；如果客戶是一般消費者，才依非營業人方式開立。若發票量較大，通常會改採電子發票，減少人工填寫及後續整理作業。
準備申請電子發票，可另外參考〈電子發票怎麼申請？公司使用電子發票的流程〉。
客戶有統編，可以開二聯式發票嗎？
如果銷售貨物或勞務的買受人是營業人，依規定應開立供營業人使用的統一發票。紙本發票情況下，不能因為客戶沒有特別要求，就改開二聯式發票。
因此，公司接到客戶提供統一編號時，最好在開立前先核對公司名稱與統一編號是否正確。發票一旦開錯買受人資料，後續不論買方報帳或賣方申報，都可能增加更正作業。
開發票不是一律等收到錢才開
很多新成立公司的第一個誤區，是認為「客戶付款後才需要開發票」。實際上，營業人銷售貨物或勞務，必須依「營業人開立銷售憑證時限表」規定的時間點開立，不同行業的開立時點並不完全相同。
例如買賣業原則上是發貨時開立；但如果發貨以前已經先收到訂金或部分貨款，收到的部分就應先行開立。相反地，有些勞務業、裝潢業或廣告業則是以收款時作為開立時點。
常見行業什麼時候要開發票？
以下整理財政部「營業人開立銷售憑證時限表」中，創業者較常碰到的幾種情況：
| 業別 | 常見開立時點 | 實務提醒 |
|---|---|---|
| 買賣業 | 發貨時 | 發貨前已收到的貨款或訂金部分，應先行開立。 |
| 製造業 | 同買賣業 | 原則上於發貨時開立，預收款部分應先開。 |
| 包作業 | 依工程合約所載每期應收價款時 | 工程款分期時，要依契約約定的應收時點判斷，不能只看實際入帳日。 |
| 印刷業 | 交件時 | 交件前已收價款部分，應先行開立。 |
| 修理業、加工業 | 交件時 | 交件前若已收到部分價款，收到部分要先開。 |
| 裝潢業 | 收款時 | 實際收款時依規定開立。 |
| 廣告業 | 收款時 | 廣告設計、製作等應依所屬業別及交易內容判斷。 |
| 勞務承攬業 | 收款時 | 例如清潔、錄音錄影等以提供勞務完成一定工作為主的業務。 |
| 技術及設計業 | 約定應收報酬或設計費時 | 重點不是實際收到款項，而是契約約定的應收報酬時點。 |
| 一般飲食業 | 依交易型態 | 憑券者售券時、非憑券者結算時、外送則送出時開立。 |
上表只是常見業別摘要。如果公司的實際營業型態同時包含商品銷售、設計、工程或其他服務，可能需要依不同交易性質分別判斷，而不是全部套用同一個開立時間。
收到訂金或預付款，要先開發票嗎？
要看公司所屬業別及法定開立時點。
以最常見的買賣業為例，正常是發貨時開立發票；但若尚未出貨，就已經先收到訂金或部分貨款，已收到的部分應先開立發票。之後正式出貨時，再就尚未開立的餘額處理。
因此，「訂金」、「預付款」、「尾款」不能只看公司內部把它叫什麼名稱，而應回到交易實質、所屬業別以及法定開立時點判斷。
先開發票請款，但客戶最後沒付款怎麼辦？
實務上有些公司為了請款，會在還沒收到款項以前先開發票給客戶。是否應該在這個時間點開立，仍應先依所屬業別的法定時限判斷。
如果依法或依交易安排已經開立發票，但後續發生交易取消、銷貨退回或折讓，就應依退回、折讓及發票更正程序處理，不能因為客戶沒有付款，就直接把原本已開立的銷售當成不存在。
外銷商品或勞務，也一定要開發票嗎？
不一定。依目前規定，營業人外銷貨物、與外銷有關的勞務，或在國內提供而在國外使用的勞務，符合規定時得免開立統一發票。
但免開發票不代表這筆收入不用申報。符合營業稅零稅率規定的外銷收入，仍要依規定申報零稅率銷售額，並保存相應的出口、快遞、郵寄、外匯或其他證明文件。
這也是舊文章中特別提醒的一點：外銷交易沒有紙本發票，很容易在整理帳務時漏掉收入。因此公司仍應建立固定流程，把報關資料、快遞資料、外匯收款或其他外銷證明交給記帳人員。
國際貿易公司的營業稅與外銷零稅率，可再參考〈國際貿易公司營業稅怎麼申報？〉。
外銷銷售額怎麼換算？
外銷收入以外幣計價時，銷售額的換算方式會依出口方式不同而有差異：
- 正式報關出口：原則上以報關當日海關公布的報關適用匯率換算銷售額。
- 郵局或經核准的國際快遞出口：依郵局或快遞業者核發執據的日期及金額；如果是外幣，依該日往來銀行買進外匯匯率換算。
- 外銷相關勞務或在國內提供、國外使用的勞務：以收款日為準，依當日往來銀行買進外匯匯率換算銷售額。
另外，外銷貨物是否需要正式報關、可採哪些證明文件，以及是否符合零稅率，都應依實際出口金額與交易方式判斷。
電子發票和紙本發票，稅務規則有不同嗎？
電子發票只是統一發票以電子方式開立、傳輸及保存，並不代表營業稅的基本課稅邏輯改變。公司仍然要判斷買受人、銷售額、課稅別及法定開立時間。
換句話說，改用電子發票可以減少手寫、整理與傳輸作業，但不能因為系統可以隨時補開，就忽略法定開立時限。
公司開發票常見的5個錯誤
- 所有交易都等收到錢才開：買賣業、工程業、設計業等開立時點可能不同。
- 收到訂金完全不處理：有些業別收到預收款後就已經到達開立時點。
- 公司客戶卻開成二聯式：買受人為營業人時，應依規定開立供營業人使用的發票。
- 外銷免開發票就漏報收入：得免開發票不代表免申報營業稅或免列收入。
- 只照公司請款流程決定日期：內部請款日、合約日、收款日與法定開立時限並不一定相同。
開發票常見問題
客戶還沒付款，可以先開發票嗎？
可以先開不代表一定應該先開。首先應確認所屬業別的法定開立時點；如果交易本身已達到應開立的時間，就應依法開立。若尚未到法定時點而公司基於請款需要提前開立，也要考慮後續未收款、取消交易或折讓的處理。
收到訂金就一定要開發票嗎？
不是所有業別都用完全相同規則。以買賣業而言，發貨前已收到的貨款部分應先行開立；其他業別仍應依營業人開立銷售憑證時限表判斷。
外銷免開發票，就不用報營業稅嗎？
不是。符合規定的外銷貨物或勞務雖可能得免開立統一發票，但仍須依規定申報零稅率銷售額，並保存相關證明文件。
電子發票一定比手開發票適合嗎？
要看公司的發票量、客戶類型及作業方式。發票量很少的公司仍可能使用紙本發票；如果交易筆數較多、需要系統串接或希望降低人工處理量，電子發票通常會比較方便。